11 tipů pro úspěšnou účast na výstavách

11 tipů pro úspěšnou účast na výstavách

V tomto článku se ještě vracím k tématice účasti firem na výstavách a veletrzích. Chystáte-li se vystavovat, mohlo by Vás zajímat 11 tipů, které Vám mohou pomoci vytěžit z prezentace Vaší firmy na výstavách maximum.

1. Zúčastnit se? Důkladně promyslete všechna pro a proti.

Účast na výstavách a veletrzích patří k nejdražším marketingovým aktivitám. Měli byste proto důkladně zvážit, zda nelze požadovaných cílů dosáhnout jiným, efektivnějším způsobem. Nicméně, v mnoha případech je účast na výstavě nezastupitelná – zejména potřebujete-li pro Váš business úzký osobní kontakt se zákazníky. Před Vaším rozhodnutím získejte od organizátorů výstavy maximum informací – o počtu návštěvníků v minulých ročnících, jejich profesním profilu, vystavujících firmách apod. Neřiďte se pouze cenou – účast je neefektivní i při relativně nízkých nákladech, pokud nebudete na výstavě či veletrhu schopni oslovit vaši cílovou zákaznickou skupinu.

2. Stanovte si cíle prezentace Vaší firmy.

Stejně jako u kterékoli jiné marketingové aktivity byste měli pečlivě definovat cíle Vaší účasti. Ty se mohou týkat prezentace firmy, produktů a služeb, potenciálních i stávajících zákazníků, nebo i poznání činnosti konkurence. Cíle měly být maximálně konkrétní, měřitelné a jejich splnění vyhodnotitelné. Mohou se týkat hodnoty uzavřených obchodních kontraktů, počtu nových zákazníků nebo nových kontaktů, které chcete získat, nebo třeba počtu realizovaných významných obchodních jednání s důležitými obchodními partnery či zákazníky. Vzhledem k tomu, že účast na veletrzích patří k těm nejkomplexnějším aktivitám, není mnohdy snadné tyto cíle kvantifikovat. Přesto nastavte v takovýchto případech alespoň určitá měřítka – neurčitý cíl „Zajistit dobrou návštěvnost stánku“ nahraďte třeba cílem „Zajistit takovou návštěvnost, aby místa pro obchodní jednání byla vždy obsazena alespoň ze 75%“.

3. Pečlivě a v dostatečném předstihu zpracujte harmonogram přípravy.

Příprava na výstavu či veletrh může začínat i rok před vlastní akcí. Váš harmonogram přípravy by měl postihnout veškeré aspekty související s Vaší účastí – od komunikace s organizátorem výstavy, realizátorem Vaší expozice, agenturami, přes množství další organizační práce – přihlášky a objednávky, specifikace vybavení stánku, zajištění ubytování Vašich pracovníků, výběr hostesek, přípravu propagačních materiálů, přípravu nejrůznějších podkladů pro zákazníky, veřejnost i média, vyškolení personálu, který Vás bude na výstavě reprezentovat, až po vlastní organizaci činnosti v průběhu výstavy. Doporučuji harmonogram zpracovávat a kontrolovat jeho plnění nejprve po měsících a v průběhu posledních 2 měsíců před výstavou po jednotlivých týdnech.

4. Komunikujte intenzivně s organizátorem výstavy a prosaďte svou představu.

Nenechávejte celou přípravu na agenturách či organizátorech výstavy, ale zajímejte se o vše, co s výstavou souvisí. Díky Vaší přímé a intenzivní komunikaci můžete často prosadit své představy – a získat tak například vhodnější umístění Vašeho stánku než Vám bylo původně nabídnuto, výhodné možnosti Vaší další prezentace během výstavy nebo i nižší ceny za výstavní plochu a doprovodné služby (případně jako alternativu některé doplňkové služby navíc zdarma).

5. Motivujte zákazníky k návštěvě Vaší expozice.

Nespoléhejte pouze na propagaci výstavy jejími organizátory a sami pozvěte Vaše stávající i potenciální návštěvníky na Váš stánek. Zákazníky k návštěvě vhodně motivujte – vhodný může být malý dárek, který obdrží při návštěvě stánku, slevové kupóny, speciální „veletržní“ nabídka za výhodné ceny, slosování vizitek nebo kontaktních formulářů o zajímavé ceny apod. Dbejte na to, aby se tyto informace dostaly k zákazníkům více kanály – pošlete jim tištěnou pozvánku, zveřejněte malý inzerát v regionálním či odborném tisku, informujte zákazníky o účasti na Vašem firemním webu a e-mailem. Vaše sdělení tak bude mnohem účinnější.

6. Určete, jakým způsobem budete komunikovat se zákazníky a jak s veřejností.

Vaše zákazníky si rozdělte do několika skupin – např. na nejvýznamnější, zajímavé, ostatní a potenciální, a pro každou skupinu určete způsob komunikace jak před veletrhem, tak během něj. Bude zřejmě vhodné, aby nejvýznamnější partnery pozval osobně ředitel firmy nebo jiní vrcholoví manažeři, a aby se těmto zákazníkům dostalo během výstavy některých speciálních privilegií. Výstav a veletrhů se zúčastní kromě Vašich potenciálních zákazníků také další veřejnost, na kterou se bohužel často zapomíná – což je častou a velkou chybou! Pamatujte proto rovněž na to, jakým způsobem budete s veřejností komunikovat, ikdyž pro Vás nepředstavuje přímé zákazníky. Nebudete-li se jí věnovat vůbec, můžete v ní navodit jistý pocit arogance ze strany Vaší firmy. O to určitě nestojíte – a navíc nikdy nevíte, koho jste zrovna opomenuli a zda se třeba v budoucnosti neukáže být pro Vaši firmu významným.

7. Vyškolte důkladně personál stánku.

Toto doporučení bych chtěl zvlášť zdůraznit, jelikož jej pokládám za jedno z nejvýznamnějších a přitom často opomíjených! Přitom nejde o nic příliš složitého – každý pracovník, který se bude podílet na provozu Vaší expozice (včetně externího personálu – např. hostesek), by měl být dokonale seznámen s cíli výstavy, vystavovanými exponáty, organizací stánku, pravidly a standardy provozu, časovým rozvrhem, zásadami práce se zákazníky a pohybu na stánku. Ustanovte rovněž pro každý výstavní den konkrétního vedoucího, který bude řídit a kontrolovat provoz na stánku a řešit veškeré záležitosti spojené s organizací během výstavy.

8. Propagační materiály si připravte v dostatečném počtu a v časovém předstihu.

Výrobu propagačních materiálů – prospektů, brožur, reklamních předmětů a dalších si zajistěte v odpovídajícím nákladu a s dostatečným časovým předstihem. Moje zkušenost je taková, že výroba právě těch nejdůležitějších materiálů, které nutně v daném termínu potřebujete, se zpravidla z nejrůznějších příčin o nějaký ten den opozdí. Budete-li mít časovou rezervu, nebudete stresováni situací, kdy nemáte zákazníkům během prvního dne výstavy co nabídnout.

9. Buďte za všech okolností profesionální.

Tento odstavec souvisí úzce s bodem 7 – vyškolením personálu. Několik námětů, na co se zaměřit: k návštěvníkům buďte vstřícní, pozorní a pracujte s úsměvem. Aktivně (ale ne agresivně) oslovujte nové zákazníky, kteří se zastavili nebo jen zaregistrovali Váš stánek. Vyžádejte si od návštěvníků vizitku nebo jiný kontakt pro Vaši další práci. Váš personál by neměl posedávat na stánku, číst si noviny, hlasitě a nevázaně se bavit. Zajistěte, ať není Váš stánek nikdy prázdný. Od personálu vyžadujte kázeň, přesnost, dochvilnost.

10. Učte se od konkurence a ostatních vystavovatelů.

Ve volnějších chvílích si projděte výstavu a zhodnoťte, jakým způsobem se prezentuje Vaše konkurence a další vystavovatelé. Všímejte si jejich výstavní expozice, nabídky, sdělení návštěvníkům, chování personálu na stánku. Dozvíte se tak o těchto firmách mnohé – způsob jejich prezentace na výstavě často odráží silné i slabé stránky jejich firemní kultury.

11. Pečlivě vyhodnoťte svou účast na výstavě a splnění cílů.

Po skončení výstavy nastává čas na zhodnocení výstavy, kdy byste si měli položit následující otázky: Jak byly splněny cíle, které jsme si před výstavou dali? Jaké byly silné a slabé stránky naší prezentace? Co bychom příště udělali lépe? Jak jsme obstáli ve srovnání s konkurencí? Mnoho odpovědí na takovéto otázky získáte od Vašich zaměstnanců – personálu stánku.

A nezapomeňte pokračovat ve Vašem marketingovém úsili – položte si následující otázky: Jaké úkoly pro nás vyplývají z veletržních jednání s konkrétními zákazníky? Jak budeme pracovat dále se získanými kontakty a rozvíjet vzájemnou komunikaci?

Od roku 2002 pracuji na volné noze jako marketingový specialista, copywriter a konzultant. Zaměřuji se zejména na marketing malých firem a poznatky a zkušenosti z této oblasti publikuji na serveru promarketing.cz. Více informací...